İş Emri Nedir, Oto Serviste Nasıl Hazırlanır?

İş emri, servise gelen bir araç için yapılacak işlerin, kullanılacak parçaların, sorumlu ustanın ve tutarın yazıldığı temel belgedir. İyi tutulan bir iş emri hem atölyenin yol haritası hem de müşteriyle yapılan anlaşmanın kaydıdır.

İş emrinde olması gerekenler

• Araç ve müşteri: plaka, marka-model, şasi no, geliş km’si, müşteri adı ve telefonu.
• Şikayet: müşterinin kendi cümleleriyle anlattığı sorun.
• Teşhis: ustanın tespit ettiği arıza ve önerdiği işlem.
• Kalemler: işçilik ve parça ayrı ayrı; miktar, birim fiyat, iskonto, KDV.
• Sorumlu usta ve tahmini teslim tarihi.
• Onay: müşterinin teklifi ne zaman, hangi kalemleri onayladığı.
• Durum: kabul, arıza tespiti, onay bekliyor, işlemde, parça bekliyor, hazır, teslim.

Adım adım iş emri

1. Araç kabul: plaka, km, yakıt seviyesi, araçta bırakılan eşyalar ve mevcut hasarları kaydedin. (Bkz. araç kabul formu)
2. Şikayeti yazın: “sağ önden ses geliyor, frenlerde titreme” gibi somut ifadeler kullanın.
3. Tespit ve kontrol: arızayı bulun, gerekiyorsa dijital araç kontrolü yapın.
4. Teklif hazırlayın: işçilik kataloğundan kalemleri, stoktan parçaları ekleyin.
5. Onay alın: teklifi müşteriye gönderin, onaylanan kalemleri işaretleyin.
6. İşi yapın ve durumu güncelleyin: parça bekleniyorsa bunu iş emrine yansıtın.
7. Teslim: tahsilatı işleyin, kalan tutar varsa veresiye olarak kayda geçirin.

Sık yapılan hatalar

• İşçilik ve parçayı tek satırda “bakım 4.500 TL” diye yazmak: kâr hesabı ve garanti takibi imkânsızlaşır.
• Onayı sözlü almak: faturada “ben bunu istemedim” tartışması çıkar.
• Km’yi yazmamak: bir sonraki bakımı hesaplayamazsınız.
• İş emrini teslimde kapatmamak: açık işlerle kapalı işler karışır.

Dijital iş emrinin farkı

Kâğıt iş emri doldurulur ve klasöre girer; dijital iş emri ise akar. TamirBulut’ta eklenen parça stoktan düşer, müşteri teklifi linkten onaylar, teslimde kalan tutar veresiye listesine geçer ve bir sonraki bakım tarihi otomatik önerilir. Aracın plakasını yazdığınızda tüm eski iş emirleri önünüze gelir.